Aira Tammemäe: tööalase sõnumiga oled sa äärmiselt konkurentsitihedal turul

Igasuguste tööalaste vestluste kõige efektiivsema esimese minuti ettevalmistamine on kaheastmeline protsess, kirjutab Chris Fenning oma raamatus „Esimene minut. Kuidas alustada tulemuslikke vestlusi“. Seda lihtsat ja universaalset mudelit saab kasutada ettevõttesiseses kommunikatsioonis, aga ka näiteks müügis ja turunduses. Mudel aitab ette valmistada koosolekuid, kirjutada e-kirju, pidada töövestlusi või anda tagasisidet. Hoolimata konkreetsest olukorrast mahutab Fenning sõnumi olulise osa 1 minuti sisse, millest esimesed 15 sekundit loovad raamistiku ja järgmised 45 sekundit võtavad kokku sõnumi olulise info.

Vahet ei ole, kas inimene kuulab või loeb näiteks e-kirja, tehakse oluline otsus 1 minuti jooksul, millest esimesed 15 sekundit on määravad.

Kontekst antakse edasi esimese 15 sekundi esimese lausega. See on teema, millest te rääkida soovite. Maailmas on palju teemasid, aga teie räägite praegu just sellel teemal. Fenning soovitab alustada iga tööalast vestlust lausega, mis annab selgelt ja lühidalt edasi teema, millest räägid.

Kas sul on vahel juhtunud, et kuulad teist inimest ja paratamatult kipub pähe küsimus, miks ta seda kõike mulle räägib. Usu, sind kuulates on mõni inimene endale sama küsimuse esitanud. Taotlus on esimese 15 sekundi sisse mahtuv teine lause, mis annab selgelt teada, mida sa soovid, et kuulajad sinult saadud informatsiooniga teeksid.

Ka oluline sõnum peab mahtuma esimese 15 sekundi sisse. Oluline sõnum on lause, mis sisaldab teie kuulajaskonna jaoks kõige olulisemat informatsiooni. Üks tehnika, mida Fenning oma raamatus olulise sõnumi sõnastamiseks soovitab, on mõelda läbi kõik üksikasjad, mida võiksid rääkida või e-kirjas kirjutada, ning kujutada seejärel ette, kuidas teie kuulajaskond küsib iga kord: „Ja mis siis?“. Vastus sellele küsimusele on tõenäoliselt olulisim sõnum. Piirduge esimese 15 sekundi sees ainult sellega.

Kui esimese 15 sekundiga on edasi antud sõnumi raamistik ehk teema, millest räägite, taotlus, miks seda just sellele inimesele räägite ning sõnumi peamine point, siis on sul aega järgnevad 45 sekundit sõnumi struktureeritud kokkuvõtteks: too välja eesmärk ja määratle probleem, mis takistab sul seda eesmärki saavutamast. Seejärel keskendu lahendusele.