Konverentsi eeltöö kestab kuid

Konverentsi korraldamisel pakuvad oma nõu ja abi konverentsikorraldusbürood, reisifirmad ja ka mitmed suuremad hotellid. ?Konverentsi korraldamine koosneb nii paljudest erinevatest tegevustest, et näiteks mõni keemik oma töö kõrvalt sellega hakkama ei saagi,? põhjendab Reisieksperdi juhatuse esimees Sven Lõoke vajadust konverentsi korraldamisel professionaale appi kutsuda. Konverentsi korraldusel on palju pisiasju, millega see, kes konverentsi esimest korda korraldab, varem pole kokku puutunud. Professionaalne teenusepakkuja seisab taoliste situatsioonidega silmitsi aga iga päev.

Need argumendid said otsustavaks ka Eesti Kvaliteediühingule, kes jaanuaris korraldas 12. rahvusvahelise kvaliteedikonverentsi. ?Meie puhul sai teenuse sisseostmisel määravaks see, et konverentsilogistika näol on tegemist spetsiifilise valdkonnaga ja tulemus peab olema kvaliteetne,? tõdeb kvaliteediühingu büroojuht Kersti Pärn.

Konverentsi organiseerimisel jaotasid kvaliteediühing ja tehnilise korralduse eest vastutav Frens tegevused ära klassikalisi projektijuhtimise reegleid järgides. Kvaliteediühingu ülesandeks oli tegeleda konverentsi sisulise poolega, milleks oli töö esinejate ja tõlkidega, programmi ettevalmistamine ja materjalide koostamine. Frens tegeles konverentsi vormilise küljega ? korraldas otsepostitust, arveldust, tehnilist ettevalmistust.