Kontserdikorraldaja: iga e-kiri on leping

Baltimaade suurima kontserdikorraldaja BDG ( Live Nation Baltics ) peapromootori Eva Palmi sõnul taandub selles äris kõik headele suhetele ning rahalistele võimalustele. "Pole päris nii, et mõtleme välja, mis artisti tahame. Kui artistil on plaan minna tuurile, siis teavitab tema mänedžer sellest artisti agenti, kes omakorda võtab ühendust kohapealsete promootoritega," rääkis ta. Seejärel kaalub kontserdikorraldaja võimalikke kulusid ja tulusid, ning teeb artistile oma pakkumise. Palmi kinnitusel on tavaline, et pakkumise esitamise järel võib ooteaeg venida paarist kuust isegi mitme aastani.

Iga e-mail on leping

Kontserdiäris liiguvad väga suured summad, kuid üllataval kombel ei tähenda see koheselt ranget paberimajandust. "Iga e-mail on niinimetatud leping. Näiteks teed pakkumise, siis aga hakkad mõtlema, et nüüd läks küll midagi valesti. Võid siis tõesti agendile ära öelda, aga ükski korralik promootor seda ei tee - siis on suhted rikutud ja sa pole enam usaldusväärne," selgitas Palm. Kui agent omakorda e-kirja teel teatab, et pakkumisega ollakse nõus, võib juba ametlikult esinemisest avalikust teavitada ning pileteid müüma asuda. Ühel hetkel tulevad ametlikud lepingud.

Konverentside korraldamisega tegeleb ka Tallinna Tehnikaülikool. Sealse ärikorralduse instituudi esindaja Marianne Kallaste sõnul on neil oma valdkonnas head kontaktid ning peamiselt leitakse esinejad võrgustike kaudu. Kindlasti tuleb seejuures lisaks ööbimiskuludele ja esinemistasule arvestada aga ka muude väljaminekutega. "Kulu võib olla ka ruumirent, toitlustus, transport, seminari tehniliste vahendite rent, kontoritarbed. Lisaks võivad lisanduda veel ka ürituse spetsiifikast tulenevad kulud. Kui on seminari või konverentsi väline aeg sisustatud, siis ka need kulud (näiteks giid, linnaekskursioon, muuseumite või näituste külastused)," sõnas Kallaste.

Kuidas garanteerida, et esineja ühel hetkel esinemisest ei loobuks? Kallaste rääkis, et akadeemiliste konverentside korraldamisel ei ole juhtunud, et esineja kergekäeliselt tulemata jätab. "Ootamatute haigestumiste vastu muidugi ei saa. Reeglina sõlmitakse leping ja sellest piisab." Eneli Kaarna Pärnu konverentsidest märkis, et neil on lepingus kirjas tühistamise tingimused. "Kui esineja on välismaalane, hangivad Pärnu Konverentsid alati vastava riigi ja isiku maksustamist puudutavad dokumendid, et ka esinemistasude maksustamine oleks korrektne," lisas ta.

KOMMENTAAR

Ela Vood, Eesti Tõlkide ja Tõlkijate Liidu juhatuse liige: Sünkroontõlke jaoks on vaja kahte tõlki

Tõlkide Liidu poole pöördutakse sageli tõlkide leidmiseks. Eestist saab tõlke kõige rohkem inglise keelega, kuid on olemas ka tõlgid saksa, prantsuse, vene, hispaania, itaalia, rootsi, soome keelega. Nende keelte osas saab katta sünkroontõlke vajadused, kuid tuleb arvestada, et mõne keelega on kogu Eestis  väga vähe tõlke, mistõttu, kui aegsasti ei telli, võib soovitav kuupäev juba kinni olla. Järeltõlke tegijaid on veidi rohkem ja ka keelte valik pisut suurem.

Kui klient mingit üritust korraldab, tuleb tal tellida ruum. Kui on tegemist algajate organiseerijatega ja soovitakse sünkroontõlkega üritust, siis ei tohi unustada, et tuleb tellida ka sünkroontõlke tehnika, kas selleks spetsialiseerunud firmadelt või konverentsikohtadest. Näiteks mõnes hotellis on oma tehnika ja kabiinid olemas, Rahvusraamatukogus samuti. Tellija peab teadma, et sünkroontõlget tehakse kahekesi. Tegelikult ka järeltõlget pikemate ürituste korral. Nii et kui tellija küsib lihtsalt, mis tõlgi hind on, tuleb tal eelarvesse juurde lisada ka teise tõlgi kulud.

Kindlasti on tõlkide jaoks vähemalt kolm päeva enne üritust vaja saata materjal tutvumiseks ja ettevalmistamiseks (ettekanded, powerpointid, teesid jms). Kui tellija lektorilt materjali pole saanud, tuleb seda tungivalt küsida. Mõnikord kuuleme tellijatelt kummalist suhtumist, et kuidas me nii tähtsalt isikult ettekannet või tervituskõnet küsime, aga need tähtsad isikud on ju samamoodi huvitatud, et nende sõnum publikuni jõuaks.

Mis puutub hinda, siis siin ei saa anda ühest vastust. Euroopas kasutatakse üldiselt isegi mõnetunnistel üritustel vaid päevahinda, meil on nii ja naa. Tegelikult tuleb arvestada, et praktiliselt on päev kinni ja mujal tõlkida ei saa. Kuid muidugi on võimalik ka tunniarvestusel põhinev tasu, ent isegi kui on tegemist tunnise üritusega, on praktikas siiski miinimumtellimuseks (-maksmiseks) kaks tundi.  Hind sõltub samuti temaatikast, sest on teemasid, mida paljud tõlgid väldivad, siis on hind üldjuhul kõrgem, kuna praktiliselt puudub konkurents. Kui üritus toimub teises linnas, tuleb juurde arvestada ka sõiduks kuluv aeg (tavaliselt need tunnid mingi koefitsendiga) ning sõidukulud. Kui üritus algab juba kell 9, siis peavad tõlgid kohale tulema eelmisel päeval, seega lisanduvad ka hotellikulud.

5 SOOVITUST

- Alusta eeltööga võimalikult varakult. Pane paika ürituse eesmärk, kava ja eelarve, et vastavalt sellele leida üritusele sobivad esinejad.

- Tee korralik taustatöö. Uuri eelnevalt võimalike esinejate eelmisi esinemise ja kaalu, kas mõni neist sobiks üritusele esinema.

- Väliskülalist kutsudes võta temaga ühendust vähemalt aasta või pool aastat varem. Paljudel artistide, spetsialistide graafik on väga tihe. Varakult valmistudes on suurem tõenäosus soovitud esineja oma üritusele esinema saada. 

- Arvesta erinevate väljaminekutega. Väliskülalist kutsudes tasub arvestada erinevate kuludega - esinemistasu, sõidu-, ööbimiskulu, toitlustus, samuti konverentsivälised tulud - linnaekskursioonid, giiditasu jm.

- Sõlmi esinejaga kindlasti leping.