Konverents võtab korraldajalt isikliku elu

Ehkki Liina Lugus andis endale aru, et konverentsi korraldust enda õlule võttes läheb sinna kogu tema vaba aeg, ei pöördunud ta ühegi professionaalse konverentsikorraldaja poole, sest uskus, et just korraldaja on see hing ja mootor, mis kogu ettevõtmise kõlama paneb. ?Kui annaks selle korraldamise mõne firma kätte, siis kaoks ära konverentsi nägu,? selgitab Lugus. ?Sel moel saab teha formaalsemaid ärikonverentse, mis on kõik suhteliselt ühtemoodi.?

Konverentsi korraldamise on Lugus jaotanud kolme põhilisse valdkonda: praktiliste asjade organiseerimine, loominguline pool ja meeskonnatöö koordineerimine. Esimene hõlmab näiteks toimumiskoha leidmist ja läbirääkimisi selle esindajatega või lisavarustuse, nagu muusikasüsteem, sünkroontõlkeaparatuur jms, muretsemist. Hankida tuleb ka toole, kui toimumiskohas neid ei jätku, või ehitada välitelgile spetsiaalne põrand, kui murupind ei sobi. Korraldada tuleb osalejate transport Tallinnast konverentsipaika Pühajärvele, mõelda tuleb vaba aja veetmisele ja ekskursioonide organiseerimisele.

Konverentsi programmi paikapanemine tähendab suhtlemist osalejate ja esinejatega. ?On mõned nimed, keda ma seal kindlasti näha tahan ja kes toovad kohale teisi,? räägib Lugus. ?See tähendab läbimõeldud ja suuremahulist meilivahetust, et saaksin nad otsustama tulemise kasuks.?

Kõige raskemaks pooleks peab Liina Lugus aga meeskonnatöö koordineerimist: kuidas kokku panna meeskond, mis toetaks konverentsi ideed; kuidas jagada ülesanded; kuidas motiveerida ja kuidas kontrollida. ?See on kõige suurem väljakutse,? tunnetab Lugus. ?Kahe aasta jooksul jõuab inimeste elus nii palju muutuda, et neil ei ole võimalik pühenduda enam sellele ettevõtmisele.? Nii on Liina Lugusegi algtiimist alles vaid pooled. Omaette oskust nõuab kiiresti uue inimese leidmine, nagu seegi, kuidas lahendada olukord lahkuva liikmega, et ei jääks hõõrumisi. Kerge on tekkima tunne, et lihtsam on kõik ise ära teha ? saab kiiremini ja õigemini. Ometi on see paras lõks, sest kõike ei jõua keegi. Nii tulebki mõelda, kuidas leida tasakaal, millal on otstarbekas ülesanne teistele delegeerida, millal ise ära teha. Seda enam, et ülesandeid tuleb pidevalt juurde. ?Mul on voodi kõrval märkmepaberi pakk, vahel kirjutan sinna mõne märksõna peaaegu uinumise pealt,? tõdeb Lugus kogu mõttekava suunatust korraldatavale üritusele.

Enamik tõsiseid ettevõtmisi ei kulge ilma komistuskivideta. Suurima tagasilöögina nimetab Lugus üle aasta kestnud raskeid ja põhjalikke läbirääkimisi ühe konverentsikohaga, mis lõpuks päädisid tõdemusega, et vastastikku ei suudeta üksteise tingimusi täita, ning sellest kohast tuli loobuda. ?Seda oli päris raske vastu võtta, kuna nii palju aega ja energiat oli nendele läbirääkimistele kulunud,? meenutab Lugus. ?Aga huvitav oli ka kogeda seda, et kui üks uks läheb kinni, siis teine läheb lahti.? Uut kohta ? Pühajärve puhkekeskust ? peab Lugus õhkkonnalt sobivamakski kui eelmist kandidaati. ?See näitab minu jaoks universaalseid tõdesid, et kui miski ei suju, siis tasuks seisma jääda ja mõelda, kas see on ikka see, millele oma energia suunata ? järsku tasub rohkem ringi vaadata, äkki on kuskil midagi paremat,? lisab ta.

Enim on Lugus rahul sellega, et ta on suutnud leida endas motivatsiooni, kui see on kadunud. ?Mina vastutan selle eest, et see alles oleks, sest sellest sõltub kogu tiimi motivatsiooni ülalhoidmine,? tunneb Lugus liidrirolli tähtsust. ?Ma pole lubanud endal ära vajuda, ehkki aeg-ajalt on kiusatus olnud.?

Kogu kaheaastast korraldusprotsessi käsitleb Lugus isikliku treeninguna. ?Teadsin, et see on ootamatusteküllane protsess,? ei ole ta olnud illusioonide kütkeis. ?Õpin, kuidas vastu võtta ootamatusi, nii et see iseennast liigselt ei kurnaks.? Kõigil, kes tahavad mõne ebatraditsioonilise konverentsi korraldamise enda õlule võtta, soovitab Lugus läbi mõelda, kuivõrd ollakse valmis pika ettevalmistusaja jooksul muutuma. ?Kui mina oleksin jäigalt seisnud seal, kus olin poolteist aastat tagasi, siis oleks kogu korraldus ammu lagunenud,? tõdeb Lugus.