Automaatne e-kirjale vastaja säästab aega

E-posti osakaal kommunikatsioonis ning e-kirjade saatmisele kulutuatav aeg aina kasvab nii isikliku suhtluse vallas kui ka ettevõtetes. Ajavõiduvajadustele reageerib ka tarkvaraturg, pakkudes automaatseid e-kirjale vastajaid, mis efektiivistavad ettevõtte tööd, sest küsimuse esitanud klient saab automaatselt ja kiiresti vajaliku informatsiooni. Teist sorti tarkvara on mõeldud digitaalse postituskampaania ettevalmistusteks, läbiviimiseks ning analüüsiks.

E-postituskampaania ettevalmistus algab kontseptsiooni ja eesmärkide kindlaksmääramise, aadresside muretsemise ning sihtrühma valikuga.

Seejärel on oluline määrata e-kirja sisu, mis peab olema mahu poolest umbes pool klassikalise reklaampostituse tekstist, kuna ekraanilt on tunduvalt raskem süvenenult lugeda kui paberkandjalt. Kindlasti tuleks lisada ka erinevaid linke ning illustratsioone, näiteks fotosid. See võimaldab hiljem ka analüüsida, milline adressaat millisele lingile klikkis, ning see omakorda aitab luua või täiendada kliendi huvide profiili.

Eriti suurt tähelepanu tuleb pöörata subjekti-väljale, sest saatja nime kõrval mängib see olulist rolli e-kirja saajas huvi tekitamisel. Subjekt ei tohi soovitatavalt olla üle 40 tähemärgi pikk.

Teiseks tuleb otsustada e-kirja vorm: kas HTML või tekst. Iseenesest on HTML-meilid ilusamad, värvilisemad ja ülevaatlikumad, sest neis on võimalik muuta kirja tüüpi ja suurust, vajadusel lisada pilte. Txt-vorming võimaldab e-kirjas kombineerida vaid ühtlase suurusega teksti ja linke. Probleemiks on vaid see, et leidub e-posti programme, mis HTML-meile ei näita. Samas kuna HTML on võimalusterikkam ja tõenäoliselt mõjusam, on mõtet saata Multipart-vormingus meile, mis avanevad ainult sel juhul txt-vormingus, kui HTMLi kujutamine pole tehniliselt võimalik.

Kui vorming on otsustatud, tekst valmis, pildid ja vajalikud lingid lisatud, tuleb e-postitust testida levinumates e-posti programmides ning interneti e-posti aadressidel. Eriti tõhus on testida erineva kujunduse ja sisuga e-kirju sihtrühma esindajate hulgas, et valida välja sobivaim, kuna reklaamiagentuuri ja firma ettekujutus heast kampaaniast võib erineda sihtrühma maitsest.

Järgnevalt hoolitseb spetsiaaltarkvara e-posti saatmise ja tulemuste analüüsi eest: arvutab välja avatud ja tagasi tulnud e-kirjade osakaalu ja avaldab info linkide klikkimise, tellimuste jm kohta ning annab seega ülevaate kampaania edukusest. Nüüd jääb veel üle vastata klientide reaktsioonidele ning neid analüüsida.

Elektroonilise postituskampaania automatiseerimine lihtsustab kampaania erinevaid etappe planeerimisest analüüsini, kuid loomulikult võib kogu kampaania korraldada ka lihtsamate vahenditega. Kes ei taha tühjast tüli teha ja valmis otstarbekaks lisainvesteeringuks efektiivse kampaania nimel, otsustab ilmselt spetsiaaltarkvara kasuks.