Seadused ja digitaalne dokumendihaldus

Avaliku sektoriga suhtlemisel on digitaalsetele dokumentidele ülemineku oluliseks eelduseks valitsuse 26.02. määrusega kinnitatud asjaajamiskorra ühtsed alused.

See õigusakt reguleerib digitaalsete dokumentide vormistamist, registreerimist, allkirjastamist, väljasaatmist, hoidmist jms. ning on kohustuslik riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele. Kohustatud subjektid peavad viima oma asjaajamise nimetatud õigusaktiga vastavavusse hiljemalt 1. juuniks. Samuti näevad nt avaliku teabe seadus ja avaldustele vastamise seadus ette digitaalsete dokumentide kasutamise võimaluse. Samas nõuavad mitmed eriseadused kirjalikke või väljatrükitud dokumente (sh raamatupidamise seadus).

Positiivse uudisena sisaldavad mitmete uute seaduste eelnõud sätteid elektroonilise dokumendihalduse kohta (maksukorralduse seaduse ja käibemaksuseaduse eelnõud).

Kui vaadata eraõiguslikke suhteid, on ilmselt lähematel aegadel oodata riigikogus uue tsiviilseadustiku üldosa seaduse vastuvõtmist, milles on tehingu elektroonilisele vormile pühendatud eraldi paragrahv.

Seaduseelnõu kohaselt võrdsustatakse tehingu elektrooniline vorm tehingu kirjaliku vormiga, kui seadus ei sätesta üheselt teisiti. Elektroonilise tehingu vormi puhul peab olema digitaalne dokument varustatud digitaalallkirjaga. Seega selle olulise seaduse vastuvõtmise järel saab ka eraõiguslikes suhetes poolte kokkuleppel asendada üldjuhul kirjalikus vormis tehingud elektroonilises vormis tehingutega.

Digitaalse dokumendihaldusega seotud erinevate õigusaktide ja eelnõude mõistekasutust analüüsides, võib siiski märgata ühtsuse puudumist ning mõistete dubleerimist.

Eesti õigusaktid ei ole veel päris valmis digitaalallkirja kasutamiseks ja digitaalsele dokumendihaldusele üleminekuks. Samas toimub selles valdkonna pidev areng ning seetõttu ei ole liiga vara alustada ettevalmistusi digitaalsele dokumendihaldusele üleminekuks.

Lisaks seadustele ei ole digitaalallkirja kasutamiseks valmis ka vastav infrastruktuur ? keegi ei osuta veel sertifitseerimisteenust ega ajatempliteenust.