Milleks on vaja lepingute allkirjastamiseks eraldi platvormi?

Suure tõenäosusega on igaühel meist tulnud ette olukordi, kui allkirjastamiseks on vaja ette valmistada üks oluline dokument või leping ning seejuures avastanud, kui palju aega sellele kulub. Eriti veel juhul, kui allkirjastajaid on rohkem kui kaks. Kui tegemist pole just lihtsa üheleheküljelise lepinguga, siis võib kogu see protsess olla paras peavalu - kokkuleppe kinnitamiseks ja kõigi osapoolte allkirjade kogumiseks võib kuluda päevi.

Alustame kõigepealt lepingu ettevalmistamisest. Tavapärane praktika on see, et üks osapool loob lepingu ning saadab teistele osapooltele ülevaatamiseks ja kinnitamiseks.

Sellisel juhul puudub aga ülevaade ning on keeruline jälgida, kas kõik osapooled on juba lepinguga tutvunud, kes on dokumendi allkirjastanud või kes veel ei ole. Selle väljaselgitamine e-maili teel on nii ajakulukas kui ka tülikas. Lisaks võib e-maili teel saates tekkida oht tundliku sisuga lepingu turvalisusele.

Agrello pakub siinkohal lahenduseks turvalise keskkonna, kuhu saad üles laadida mistahes formaadis dokumendi ning lisada sellele osapoolte kontaktid. Edasi teavitab kõiki osapooli Agrello - alates dokumendi saamisest kuni lepingu allkirjastamiseni kõigi osapoolte poolt. Nii jääb ära lõputu e-mailide edasi-tagasi saatmine ja tülikas meeldetuletamine allkirjade kogumiseks.

Agrello lepinguhalduse ja allkirjastamise platvorm on loodud just neile ettevõtetele, kes puutuvad tihedamini kokku lepingute sõlmimisega. Samuti on Agrello sobiv lahendus ettevõtetele, kes soovivad lepingu allkirjastamise protsessi paremini juhtida ning seeläbi aega kokku hoida.

Platvormi vaade on üles ehitatud selliselt, mis annab kiire ülevaate kõikidest lepingutest: dokumendid, mis on alles koostamisel, allkirjastamisel olevad dokumendid ning lepingud, mis on juba edukalt kõikide osapoolte poolt allkirjastatud. Seega on kogu protsess hõlpsasti hallatav Agrello platvormil ning jääb ära lõputu kirjavahetus dokumendi staatuse väljaselgitamiseks.

Peale edukalt lõppenud dokumendi allkirjastamist saad ise valida, kas soovid oma faili hoiustada Agrello turvalises pilves või selle alla laadida enda arvutisse.

Korduvate dokumentidega töö lihtsustamiseks oleme loonud eraldi mooduli “Agrello Templates”. Tavapäraselt on ettevõttes ikka lepingu vorme, mis korduvad ja millel muutub vaid sisuline osa, näiteks osapoolte isikuandmed, kuupäevad, kontaktandmed jms. “Agrello Templates” mooduli abil on võimalik luua lepingupõhi, milles muutuvad osad saab ära märkida, ning seega saab seda sama põhja kasutada korduvalt. See aitab välistada võimaluse, et lepingupõhjad kasutamisel muutuksid ning väheneb töötajast tulenevate inimlike eksimuste esinemise oht.

Sellisteks korduvat tüüpi dokumentideks ettevõttes on näiteks töölepingud, müügilepingud, koostöölepingud, rendilepingud jms. Võtame näiteks töölepingu vormistamise. Selle asemel, et igale töötajale luua eraldi leping, sisestada sinna käsitsi töötaja nimi, sünniaeg, kontaktandmed, ametikoht jms, siis “Agrello Templates” mooduli abil saab seda kõike lihtsustada. Kasutades täidetavate väljadega lepingupõhja, saab töötaja Agrello platvormil ise oma andmed dokumenti lisada ning seejärel lepingu allkirjastada.

Lepingute allkirjastamise protsessi paremaks automatiseerimiseks saab ettevõte ühildada Agrello ka oma CRM-süsteemi või muu töövahendiga. Loe lähemalt, kuidas automatiseerida oma lepingute loomise protsess kasutades Agrellot ja Pipedrive’i siit.

Tihtipeale valmistab ettevõtete jaoks meelehärmi mõte veel ühest uuest süsteemist, millega peab tutvuma ja mida peab kasutama õppima. Uue tööriista, mille õppimiseks kulub palju aega ja energiat, kasutuselevõtt on tülikas. Lihtsus ja kasutajasõbralikkus on olnud Agrello platvormi ehitamisel üheks peamiseks fookuseks.

Tule proovi ise Agrello.ee või küsi abi [email protected]