Kas konverentsi korraldamine täna on terviserisk?

Ei ole, kui seda õigesti teha. Kui sul on juba väga kiire, siis võid salvestada ära telefoninumbri artikli lõpus ja kogu vahepealse jutu hilisemaks jätta. Aga kui sind huvitab, siis me analüüsisime mitmete teadlaste ja strateegide seisukohti ning oleme koos jõudnud vastuseni, et me ei pea pimesi kartma ega üritustest jäädavalt loobuma. Me peame kohandama oma varasema mõtteviisi lihtsalt uute piirangute ning tehnoloogiliste võimalustega, millest allpool kohe juttu tuleb.

Uus reaalsus koos viirusepiirangutega on ärijuhtidele üle maailma muutunud argipäevaseks ja üha rohkem kohtame Zoomi-koosolekutel ja ka meie „hõrekontorites“ veendumust, et elu ja ettevõtlus ei tohi seisma jääda. Seda veendumust jagame ka meie. Aga loomulikult ei tähenda see, et võiksime muutuda lohakaks ja hoolimatuks ilmselgete ohutusmeetmete suhtes. Aga millised need tegevused ja ohutusmeetmed siis on, mida arvesse peame võtma?

Meil on osakondade lõikes ettevõttesisene tegevuskava nakkusriski maandamiseks. Soovitame sarnasele mõtteviisile rajatud tegevuskava ka meie juures üritusi planeerivatele külalistele. On kinnitatud ja teada, et paljud inimesed saavad viirusest jagu nii, et neil ei avaldu ühtegi sümptomit. Tegevuskava eesmärk on aga kaitsta neid, kel võib olla immuunsuskaitse hetkeliselt madalam. Järgnevad 10 punkti jagavad kaasaegseid tegutsemispõhimõtteid konverentsi, meeskonnaürituse või sünnipäevapeo turvaliseks korraldamiseks.

1.Palaviku monitooring. Temperatuuri mõõtmine nii külalistel kui töötajatel aitab tuvastada aktiivseid riskisümptomeid. Selline kontroll kollektiivis tagab ka psühholoogilise turvalisuse.

2.Desinfitseerimisvahendite olemasolu ja desinfitseerimine. Desinfitseerimisvahendite kasutuse sagedus on otseselt seotud nende kättesaadavusega erinevatel liikumistrajektooridel. Seetõttu on oluline, et vahendid oleksid saadaval nii sissekäikude juures kui lettidel. Loomulikult ka sellistes suhtluse sõlmpunktides nagu kohviautomaat või toitlustusala. Teame, et kontaktpinnad nagu serveerimisnõud, ukselingid, käepidemed, kiibid, toakaardid vajavad erilist ja sagedast tähelepanu. Otse loomulikult toimub meie poolt nende desinfitseerimine.

3.Hajutatus. Füüsiline distants ruumis, kus saalis paiknevad inimesed on teineteisest kaugel, võimaldab hoida üheskoos küll rühmatöö energiat ning efektiivsust, kuid langetab oluliselt piisknakkuse edasikandumise riske.

4.Hübriidlahendused. Osa konverentsi toimub saalis, kuid kodukontori kangelastel, välisriigi äripartneritel ja eemal viibivatel töötajatel on võimalik osaleda üle veebisilla, võimaldades ekraanilt kogeda ka saalis viibijate emotsioone ja õhustikku. Lisaks rõhutame, et desinfitseerime kogu kontaktset tehnikat pärast igakordset kasutamist, olgu selleks lava-arvuti või esitluse slaidipult. Tehniline korraldustiim on alati varustatud ka maskidega ning on koolitatud ette nägema võimalikke ohuolukordi.

5.Paindlikkus. Meie brändi üks aluspõhimõtteid on leida vastuseid kõikidele meie külaliste poolt esitatud küsimustele. Võtame vastu ka viimase hetke broneeringuid ning suudame kogu meeskonnana end kiirelt ümber häälestada ning programmi muudatusi sisse viia. Selle alusel oleme valinud endale ka koostööpartnerid tehnilise toe tagamiseks.

6.Meiepoolsed kogemusettepanekud. Oma külalistele jagame pidevalt uusi nippe ja nõuandeid, sest hoiame silma peal konverentsitrendidel üle maailma. Näiteks hajutatuspõhimõttele lisaks isiklikud pudeliveed kannuvee asemel. Desinfitseerimisvahenditele lisaks maskid ja temperatuuri mõõtmine. Liikumisalade planeerimine ettenägelikult, et vältida konverentsi pauside ajal suurte gruppide kogunemist samadesse sõlmpunktidesse.

7.Õhk ja ventilatsioon. Meie ventilatsiooniseadmed on tippkvaliteedis ja õhuvahetus on üks riskijuhtimise tegevusest. Toitlustuspausid on teadlikult suunatud ruumist välja, mis annab võimaluse konverentsruumi õhutamiseks.

8.Hajutatud toitlustamine. Meie juures on võimalus hajutada toitlustuspausid kahe korruse vahel ja suuremate õhtusöökide puhul soovitame näiteks väiksemaarvulisi laudkondi suurte laudkondade asemel. Toiduvalikus mõtleme senisest veelgi rohkem vitamiinirikastele toitudele (vahepausidele värsked smuuti shotid, puuviljavardad, võimalikult värske tooraine ja muud sellist).

9.Kätepesu ja maski kandmise kohustus. Julgustame omalt poolt meie külalisi käsi pesema pigem sagedamini kui harvem. Hotelli avalikes siseruumides ning restoranis Joyce ringi liikudes on külastajatel maski kandmine kohustuslik.

10.Haritus ja koolitused. Meie suhtumine ümbritsevasse sõltub meie teadmistest ja teadlikkusest. V spaa- ja konverentsihotelli puhastus- ja teenindusmeeskond on läbinud mitmeid erialaseid koolitusi ja on oma teadmistes ning igapäevatöös professionaalsed. Vajadusel jagame neid teadmisi oma külalistele, et ka teie kollektiiv, äripartnerid ja konverentsikülalised võiksid end tunda turvaliselt.

Kui teil tekkis küsimusi väiksemate või suuremate sündmuste korraldamise võimaluste kohta, olete teretulnud meiega alati nõu pidama. Siin on kontaktid, millele ootame alati teie küsimusi, soove ja broneeringuid. Eks ikka selleks, et ärid areneks, ettevõtted edeneks ja tuleksime ka sellest kriisist koos ja tugevamana välja.