Raimo Ülavere: kuus põhimõtet tulemusliku veebikoosoleku tegemiseks

Veidi lihtsakoeline, ent sellegipoolest hästi töötav nipp – ole koosoleku korraldajana alati mõned minutid varem kohal ja valmis ning võta osalejad vastu. “Hei! Kuidas Sul läheb?” jne. Aita osalejatel ennast tunda kohal ja oodatuna.

Aita inimestel kohe koosoleku alguses tunnetada teemat, probleemi, väljakutset. Dramatiseeri üle kui vaja, räägi lugu, kasuta metafoori, räägi kliendist. Mida iganes. “Ja alustame siis iganädalast presentatsiooni…” versus “Teate, see asi on täiesti pekkis, me peame midagi tegema” või “Teate, meil on praegu suurepärane võimalus…” vms. Esimesel juhul on parim, mida osalejatelt kätte saad, halvasti varjatud haigutus, teisel juhul on vähemasti mingi tõenäosus, et oled äratanud huvi.

Virtuaalkoosoleku rusikareegel on, et inimese tähelepanu kestab umbes 5-7 minutit. Siis pead midagi tegema, et uuesti inimest koosoleku teema külge haakida. Kasuta chat’i, küsimustikku, küsitle inimesi, anna teema arutada väiksemasse gruppi (nt Zoomis hästi tehtav). Ja palun, palun hoia koosolek teemas – kui keegi läheb uitama ülemäärastesse detailidesse või suisa oma teemasse (tavaliselt algab see fraasiga “ma ei tea, kas see nüüd on praeguse koosoleku teema…”), siis katkesta, lepi kokku, millal ja kuidas seda käsitlete. Rajalt minema läinud virtuaalne koosolek on kordades frustreerivam kui sihitult ulpiv näost-näkku koosolek.

Powerpoint on üks hirmsamaid virtuaalsete koosolekute tapjaid, eriti suurtes organisatsioonides. Slaidide paugutamine ja presentatsioonid. Kui sa pead kasutama slaide, siis – milline on absoluutne miinimum, mida sa pead teistele näitama? Ja siis võta sealt veel kolmandik maha. Saada oma presentatsioon lingi või meiliga, koosolek on kokku kutsutud mitte koos slaidide vaatamiseks, vaid selleks, et igaüks saaks panustada, väärtust luua.