Ootamatud segajad keset tööd vähendavad tööviljakust

Eelnevas kahes lauses peituvad nii tüüpilisemad probleemid kui ka lahendused.

Katkestused pärsivad tööviljakust. Üks kõige suuremaid produktiivsuse kadusid on seotud katkestustega. Iga saabuv telefonikõne, SMS, läbiastuv kolleeg või uue e-kirja infoaknake on katkestus. Mitu korda katkestad oma tööd sina? Glasgow ülikooli teadlaste tehtud uuring kontoritöötajate seas leidis, et inimesed katkestavad oma töö isegi 30-40 korda tunnis, et minna vaatama, kas neile on tulnud uusi e-kirju! Teise uuringu andmetel on meil katkestustevaba tööd keskmiselt kõigest kolm minutit. Katkestuste keskkonnas on mõõdetud inimese töövõime langust kuni 10 IQ punkti jagu. Võrdluseks - kanepi suitsetamine madaldab seda ainult 5 IQ punkti võrra. Kuna maksimaalse kontsentratsiooni saavutamiseks kulub 15-20 minutit, siis töötame katkestuste keskkonnas pidevalt alla võimaliku maksimumi.

Saavutage ühine kokkulepe. Meist enamiku töö sõltub paljuski kolleegide ja partnerite tegemistest. Tihtipeale juhtub, et ka kõige parema planeerimise korral ei saada kolleeg õigeaegset aruannet või sajab ootamatult kabinetti seltskondlikku vestlust pidama.

Sestap pole töine ajaplaneerimine mitte ainult ühe inimese ristisõda. Kõigi tegevus muutub efektiivsemaks, kui lepitakse kokku ühised reeglid. Meil on sisekorraeeskirjad, mõnes asutustes e-kirjade saatmise reeglid, nüüd on aeg ajakasutuse ühisteks kokkulepeteks.

Näiteks: iga planeeritud koosoleku vahel on 15 minutit vaba aega ruumi korrastamiseks. Või: e-kirjadele vastatakse alati 48 tunni jooksul. Tegemist on lihtsa, teatud olukordades oma tegevust kontrolliva käitumisega.

Autor: Ardo Reinsalu