Avaliku ja erasektori koostöö võimalikkusest riigihangetes

Teine riigihanke õnnestumise oluline eeldus on eesmärgi kirjeldamine. Kuigi võib tunduda loogiline, et riigihanke alusdokumentides peaks kirjeldama soovitud lahendust, tuleks tegelikult kirjeldada hoopis ärivajadust. Kui seda ei tehta, on suur oht, et võimalikku lahendust piiratakse hetkeolukorraga ning ei võeta arvesse tulevikuperspektiivi.

Kui vajadus on kaardistatud ja eeltöö piisaval määral tehtud, tuleks hankima asumisel kindlasti arvestada tarkvaralahenduse kogu elukaare ehk olelusringiga, mitte hankida üksikuid komponente või teenuseid eraldi. Olelusring hõlmab töid ja kulusid kogu lahenduse eluaja vältel, nagu näiteks lahenduse loomist, litsentse, koolitusi, juurutustöid, haldamist, garantiid, lepingu lõpetamist jne. Selleks kohustab sõnaselgelt ka riigihangete seadus, mis sätestab tarkvaralahenduse hankimisel olelusringi kulude arvestamise või arvestamata jätmise põhjendamise kohustuse. Olelusringi kulusid tuleb arvestada kindlasti kolmel juhul: (1) uute lahenduste hankimisel, (2) olemasolevate lahenduste väljavahetamisel ja (3) olemasoleva lahenduse suurtel jätkuhangetel.

Olelusringi hankides tuleb kindlasti vältida hangitava lahenduse funktsionaalsuse või tehniliste nõuete detailset ettekirjutamist, sest see piirab heade ja kuluefektiivsete lahenduste pakkumist. Samuti peab hankija silmas pidama, et tarkvaralahendus ei ole asi iseeneses, vaid osa äriprotsessidest, mis võib samuti muutmist vajada. See võib tingida planeeritust suuremaid ümberkorraldusi, kuid suures pildis tagab efektiivsuse ning majandusliku soodsuse.

Väga olulise osa hankeprotsessist moodustab pakkumuste hindamine, mille põhjal valitakse välja edukas pakkuja ehk koostööpartner hanke teostamiseks. Kui hindamine põhineb ebamõistlikel kriteeriumidel, ei pruugi edukaks osutunud pakkuja olla piisavalt pädev, võimekas või kompetentne hanke eesmärkide saavutamiseks. Hindamiskriteeriumite näol on eesmärk leida mõistlik tasakaal maksumuse ja kvaliteedi vahel.

Vähemalt poole hindamisest peaksid moodustama kvaliteedikriteeriumid, nagu näiteks proovitöö, visiooni koostamine, prototüüp jmt. Kindlasti on oluline jälgida, et kvaliteedikriteeriumite punktisüsteem oleks sama selge nagu maksumuse puhulgi, st pakkuja peab juba pakkumust koostades täpselt aru saama, mille eest ja kui palju punkte antakse. Nagu ka muude hankeaspektide puhul, tuleb hindamiselgi arvestada, et saadakse seda, mida hangitakse – kui maksumus moodustab kriteeriumidest suurima osa, siis ostetakse hinda, mitte kvaliteeti, efektiivsust ega kasu pikas perspektiivis.

Vältida tuleks kindlasti näiteks garantiiaja pikkuse või tööde kiiruse hindamist, mis tegelikkuses annab vastupidise efekti ning tinglikult tähendab ebakvaliteedi hindamist. Õnneks on avaliku sektori praktika viimastel aastatel paranenud ja näeme, et aina kõrgemalt hinnatakse eri faktorite komplekti ega anta ühele aspektile ebaproportsionaalselt suurt kaalu.